Remote-Vertriebsteam aufbauen: der Ablauf in sechs Schritten

Ein Remote-Vertriebsteam entsteht in sechs Schritten: Angebot fixieren, Kennzahlen aufsetzen, Rollen trennen, rekrutieren, einarbeiten, täglich steuern. Die Reihenfolge ist nicht beliebig. Wer rekrutiert, bevor Angebot und Kennzahlen stehen, zahlt die Einarbeitung zweimal. Dieser Artikel beschreibt die Schritte und die Stellen, an denen die meisten Aufbauten scheitern.

Schritt 1: Ein Angebot, eine Zielgruppe, ein Funnel

Ein Vertriebsteam kann nur verkaufen, was klar definiert ist. Solange drei Angebote parallel laufen und der Preis von Fall zu Fall verhandelt wird, lernt kein Setter und kein Closer eine belastbare Gesprächsführung.

Zwei Bedingungen sollten vor dem ersten Recruiting erfüllt sein. Erstens: Die Marge zwischen Angebotspreis und Fulfillment liegt bei mindestens 60 Prozent, sonst trägt das Angebot die Provisionen nicht. Zweitens: Deine Fallstudien kommen aus derselben Nische, in die du verkaufst, sonst erkennt sich ein Interessent darin nicht wieder.

Schritt 2: Kennzahlen, bevor Menschen

Bau das Kennzahlengerüst, bevor der erste Mitarbeiter anfängt. Gemessen werden Wählversuche, erreichte Leads, terminierte Gespräche, gehaltene Gespräche und Abschlüsse, jede Stufe einzeln.

Der Nutzen ist doppelt. Du siehst, an welcher Stufe Umsatz verloren geht, und du kannst dein Umsatzziel in Tagesaktivität zurückrechnen. Als Orientierung: In den von Beyond You betreuten Setups liegt der Normwert bei 200 bis 300 Wählversuchen pro gewonnenem Kunden. Aus dieser Zahl ergibt sich, wie viele Telefonierstunden dein Ziel überhaupt braucht.

Ohne dieses Gerüst führst du später Diskussionen über Motivation, wo du Diskussionen über Schlagzahl führen solltest.

Schritt 3: Setting und Closing trennen

Setting und Closing sind verschiedene Tätigkeiten mit verschiedenen Anforderungen. Setting ist Volumenarbeit: viele Kontakte, kurze Gespräche, hohe Frustrationstoleranz. Closing ist Tiefenarbeit: wenige Gespräche, lange Dauer, Umgang mit Einwänden.

Wer beides in einer Person bündelt, bekommt in der Regel das schlechtere von beidem. Die Trennung hat außerdem den Vorteil, dass du zwei kleinere Rollen leichter besetzt als eine große.

Eine Ausnahme gibt es: Solange du unter einer Handvoll Gesprächen pro Woche liegst, lohnt die Trennung nicht, weil keine der beiden Rollen ausgelastet wäre. In dieser Phase closed der Founder in der Regel noch selbst und besetzt zuerst das Setting, weil dort die meiste Zeit hängt. Die Reihenfolge dreht sich um, sobald die Zahl der Gespräche die Kapazität des Founders übersteigt.

Schritt 4: Recruiting realistisch kalkulieren

Recruiting im Vertrieb ist teurer und langsamer, als die meisten Founder einplanen. Marktüblich liegen die Kosten bei 2.000 bis 5.000 Euro, bis die passende Person gefunden ist. Marktüblich fallen 70 bis 80 Prozent der Kandidaten nach dem Probetag heraus und noch einmal 50 bis 60 Prozent in der Einarbeitungsphase. Diese Werte sind typische Spannen im Markt.

Daraus folgt: Plane mehrere Anläufe ein. In einem von Beyond You begleiteten Projekt, dem Krypto-Coaching KaDa Krypto, brauchte es drei Anläufe, bis der passende Setter da war. Das ist normal und kein Zeichen dafür, dass etwas falsch läuft.

Der zweite Punkt betrifft das Modell. Freelance-Closer auf reiner Provisionsbasis sind attraktiv, weil sie kein Fixkostenrisiko erzeugen. Sie arbeiten allerdings meist parallel für mehrere Auftraggeber und springen ab, sobald ein Monat schlechter läuft, weil ihnen dein Unternehmen nicht gehört. Für einen Aufbau, der bleiben soll, ist die eigene Besetzung die stabilere Variante.

Schritt 5: Einarbeitung als Prozess, nicht als Einweisung

Die Einarbeitungsphase ist die Stelle mit der höchsten Ausfallquote. Entsprechend gehört sie dokumentiert und nicht improvisiert.

Ein tragfähiges Onboarding enthält vier Teile: die Angebots- und Produktkenntnis, die Gesprächsleitfäden für Setting und Closing, den Umgang mit dem CRM einschließlich Pflichtfeldern für den nächsten Schritt, und die Zielwerte, an denen die Person gemessen wird.

Der letzte Teil wird am häufigsten vergessen. Wer nicht von Tag eins weiß, welche Schlagzahl von ihm erwartet wird, kann sie nicht erreichen.

Schritt 6: Täglich steuern statt monatlich auswerten

Ein Vertriebsteam wird täglich gesteuert. Zwei Formate haben sich dafür bewährt.

Das erste ist ein kurzes tägliches Treffen mit dem gesamten Vertriebsteam, in dem die Zahlen des Vortages auf dem Tisch liegen und Einwände aus den Gesprächen zurück in die Prozesse fließen. Das zweite ist ein tägliches Training, in dem Gesprächssituationen geübt werden, statt sie einmal im Quartal zu besprechen.

Beides zusammen führt dazu, dass eine schlechte Woche in der Woche selbst korrigiert wird und nicht im Monatsabschluss auffällt.

Der Punkt, an dem du aus dem Vertrieb aussteigst

Der Zweck des ganzen Aufbaus ist nicht mehr Umsatz allein, sondern die Rückgabe deiner eigenen Zeit. Kommt der Vertriebsprozess vom Founder weg, entstehen nach der Erfahrung von Beyond You 16,5 Stunden pro Woche, die zurück in die Arbeit am Unternehmen fließen.

Dieser Ausstieg gelingt nur, wenn die Schritte 2, 5 und 6 wirklich stehen. Ohne Kennzahlen, ohne dokumentiertes Onboarding und ohne tägliche Steuerung bleibst du der Ersatzmann, der einspringt, sobald es klemmt. Dann hast du ein Team eingestellt und trotzdem keinen Tag gewonnen.